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合肥一六八创业服务有限责任公司
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合肥专业会计代账公司
编辑:合肥一六八创业服务有限责任公司   发布时间:2017-08-26

业务部



《一》专业代理记帐业务

代理记帐作为一种新颖的会计解决方案和新的社会性会计服务项目,正被越来越多的创业者所接受,充当着众多中小企业的会计角色。代理记帐是指企业将本公司的会计核算工作、对外财税申报事务委托给专业记账公司完成,本企业一般只设出纳岗位,负责日常收支业务和财产保管等工作。 



    我们为各类型企业提供专业代理记帐服务

     一、代理记帐的服务内容

   1、审核原始凭证 

   2、填制证账凭证 

   3、登记会计账簿 

   4、编制会计报表 

   5、填制纳税申报表并申报 

   6、编制季度财务分析报告 

   7、财税政策传递 

   8、日常电话答疑


   二、代理记帐服务方式

代理记帐服务方式分客户送达和上门服务二种,其中:客户送达是客户将准备的原始资料送到我公司或由我公司人员去客户处取资料,由我公司进行记帐工作;上门服务是我公司派指定的会计师到客户单位进行记帐工作。


   三、代理记帐服务目的

  中小企业选择代理记帐能够在降低企业开支节约会计成本的同时,享受高水平和规范化的会计全程服务,提高会计工作效率。 

   所以代理记帐有利于加强企业的财务基础建设和提高整体管理水平,维护企业的合法权益。


   四、代理记帐服务人员

   具有一批经验丰富的代理记帐人员,并根据企业的具体情况派出相应业务水平的人员,并保证客户在与本公司签定的服务合同期内绝不中断记帐服务。


   五、代理记帐的原则

   遵守国家法律法规,符合财务会计制度,保护客户合法权益,保守客户商业秘密。


   六、代理记帐的优点

  1、会计工作不会中断,纳税申报及时准确; 

   2、会计人员的品德、水平过硬,保密条款严谨; 

   3、无需考虑会计人员的住房、医疗、社会保险以及迁户、招调等问题, 支付一个或不到一个会计人员的费用,可享受多方位专业化财税服务。

     七.代理记账流程:


第一步:税务备案及发票购买 

第二步:建立企业账本 

第三步:收集单据 

第四步:填制记账凭证  

第五步:记账.登帐  

第六步:编制财务报表

第七步:.纳税申报  

第八步:税单派送



 八.会计代帐的具体业务流程:  

 

  1、与客户见面,了解客户公司的基本情况,确定服务项目及费用、签订《委托会计代帐合同》。

  2、对新办企业施行免费备案、购买所需发票。

  3、建立新企业账本,包括总分类帐、银行日记账、现金日记账、明细分类帐;对老企业旧帐进行清理后重新建立完整的账本。

  4、费用单据收集、整理(包括:差旅费、交通费、电话费、办公费、水电房租费、银行各类单据等)时间:每月底前完成 方式:由客户提供原始单据,我公司派人上门取票或客户将全部原始单据送至我公司。

  5、根据费用单据进行分类,填制做帐凭证。 时间:每月底前完成

  6、根据填制好的做帐凭证进行记账和登帐工作。

  7、根据账本登记的数据出具公司财务会计报表。

  8、由会计到公司所属税务分局进行纳税申报 时间:每月15日前完成

  9、送交税款缴款书:由客户到银行缴税

  10、凭证装订、保管:每月30日前完成

 




























客服部



《一》 岗位职责及内容:



公司客服部的岗位职责:

一、客户资料管理

1. 资料收集。在公司的日常营销工作中,收集客户资料是一项非常重要的工作,它直接关系到公司的营销计划能否实现。客服资料的收集要求客服专员每日认真提取客户信息档案,以便关注这些客户的发展动态。

2. 资料整理。客服专员提取的客户信息档案递交客服主管,由客服主管安排信息汇总,并进行分析分类,分派专人管理各类资料,并要求每日及时更新,避免遗漏。

3. 资料处理。客服主管按照负责客户数量均衡、兼顾业务能力的原则,分配给相关客服专员。客服专员负责的客户,应在一周内与客户进行沟通,并做详细备案。



二、对不同类型的客户进行不定期回访

客户的需求不断变化,通过回访不但了解不同客户的需求、市场咨询,还可以发现自身工作中的不足,及时补救和调整,满足客户需求,提高客户满意度。

回访方式:电话沟通、电邮沟通、 短信业务等

回访流程

从客户档案中提取需要统一回访的客户资料,统计整理后分配到各客服专员,通过电话(或电邮等方式)与客户进行交流沟通并认真记录每一个客户回访结果填写《回访记录表》(此表为回访活动的信息载体),最后分析结果并撰写《回访总结报告》,进行最终资料归档。

回访内容:

1. 询问客户对本司的评价,对产品和服务的建议和意见;

2. 特定时期内可作特色回访(如节日、店庆日、促销活动期)

3. 友情提醒客户续卡或升级为其他消费卡


注意:回访时间不宜过长,内容不宜过多。

回访规范及用语

回访规范:一个避免,三个必保,即

避免在客户休息时打扰客户;

必须保证会员客户的100%的回访;

必须保证回访信息的完整记录;

必须保证在三天之内回访(最好与客户在电话中再约一个方便的时间)。

开始:您好我是××,请问您是××先生/小姐吗?

打扰您了。

交流:感谢您在××时间接受了我们××的××服务项目,请问您对××服务项目满意吗?

【满意】:您对我们的服务有什么建议吗?

【不满意/一般】:(能否告诉我您对哪方面不满意吗?/我们应改进哪方面的工作

结束:

【满意】:感谢您的答复,您如果需要什么帮助,可随时跟我们取得联系,祝您(开车愉快/节日快乐),再见!

【不满意/一般】:非常谢谢您的反应,这一点我们的确做得不够,我们很快就会有改进的望您监督,祝您(开车愉快/节日快乐),再见!



二、高效的投诉处理

完善投诉处理机制,注重处理客户投诉的规范性和效率性,形成闭环的管理流程,做到有投诉即时受理,迅速有结果,处理后有回访;使得客户投诉得到高效和圆满的解决。建立投诉归档资料。

投诉处理工作的三个方面:

1.为顾客投诉提供便利的渠道;

2.对投诉进行迅速有效的处理;

3.对投诉原因进行最彻底的分析。

投诉解决宗旨:挽回不满意顾客

投诉解决策略:短—渠道短

平—代价平

快—速度快

认识服务与品牌的关系

顾客永远都是对的;顾客是商品的购买者,不是麻烦的制造者;顾客最了解自己的需求、

爱好,这是企业需要收集的信息。失去品牌比损失一次交易更可怕。



投诉处理流程:

1、投诉受理

即初步填写《顾客投诉登记表》的相关内容,如投诉人、投诉时间、投诉内容等。

2、投诉判断

了解客户投诉的内容后,要判定客户投诉的理由是否充分,投诉要求是否合理。如果投诉不能成立,即可以婉转的方式答复客户,取得客户的谅解,消除误会;如果投诉成立,则根据顾客投诉信息确定被投诉的责任部门,并请顾客给予一定时间展开调查。

3、展开调查,分析投诉原因

要查明客户投诉的具体原因,具体造成客户投诉的责任人,如属修理质量问题,交相关负责人处理;属服务问题,则服务专员/主管处理。

4、提出处理方案。

根据实际情况进行部门研讨提出不同相关解决方案。主管领导应对投诉处理方案一一过目,选择最佳解决方案,并及时作出批示。

5、 实施处理方案

对直接责任者和部门主管要按照有关规定进行处罚;通知顾客,确认顾客接受解决方案后请顾客签字,并尽快地收集顾客的反馈意见。

6、 总结批价。

对投诉处理过程进行总结与综合评价,由客服主管填写《顾客投诉分类统计表》,并做数据分析统计,提出改进对策,不断完善企业的经营管理,以提高服务质量和服务水平。

投诉处理准则

首先,言行礼仪按服务规范操作。

与顾客不发生冲突的技巧:

1. 不争论;不恶言;不动怒;

2. 不轻易承诺,不失言;

3.不推卸责任;

4. 不提高说话音调。

5. 杜绝跟顾客说“不行、不知道、不可以等”

6. 不怀疑顾客的诚实品格;



须注意:

尊重顾客的人格,专心对待顾客,用心倾听,从顾客角度出发分析顾客的实际问题,给顾客一定的自主权。请顾客参与共同选择最佳解决途径,让顾客感觉到他的意见得到尊重,尽量用补偿性方法调节与顾客的关系。



三、与各部门密切沟通,参与营销活动,协助市场销售。

企业实施电话营销对销售成功与否起着重要作用,这就要求客服专员具有一定的销售业务能力,掌握一定的业务技巧。


电话营销沟通技巧:

一、 掌握客户的心理

二、 声音技巧

1、 恰当的语速,最好与客户的语速相一致;

2、 有感情;

3、 热诚的态度。

三、 开场白的技巧

1、要引起客户的注意的兴趣;

2、敢于介绍自己的公司,表明自己的身份;

3、不要总是问客户是否有兴趣,要帮助客户决定,引导客户的思维; 面对客户的拒绝不要立刻退缩,放弃;

4、在电话里说话的声音要比平时大些,营造出很好的通话气氛;

5、简单明了,不要引起顾客的反感。

四、 介绍公司或产品的技巧

1、面对“碰壁”的心态要好;

2、接受、赞美、认同客户的意见;

3、要学会回避问题;

4、转客户的反对问题为我们的卖点。

五、 激发客户购买欲望的技巧

1、应用客观的人的影响力和社会压力;

2、用他的观点;

3、在乎客户的每一句话,在乎他在乎的人、事、物;

4、用媒体及社会舆论对公司的影响力。



     《二》任职资格

       

  1.专科以上学历,会计相关专业或经济管理专业,持有会计上岗证。

  2.有3年以上会计管理工作经验,熟习会计管理相关法规及知识。

  3.具备客户服务领导才能和团队管理能力。

  4.能够协调公司各部门之间的相关事宜。

  5.工作热情认真积极,具备良好的服务意识,责任心强。

  6.善于处理客户提出的各种问题及各种投诉,良好的团队合作精神。

  7.良好的沟通技巧,性格外向,思维敏捷。

  8.熟悉电脑操作知识。

      


人事行政部



部门职责

人事方面


1 公司各部门人员的招聘

2 公司员工的培训、考核、建议

3 公司人事制度的拟定、实施、监督、完善

4 公司对外事务联系和办理

5 公司企业文化的建设

6 公司员工相关证件的办理

7 公司对外的宣传

8 公司员工档案的管理



行政方面


1 负责公司行政制度的拟定和实施

2 负责公司厂房的维护

3 负责公司固定资产的管理

4 负责公司办公用品的采购与管理

5 负责公司员工宿舍的管理

6 负责公司车辆的管理

7 负责公司消防的管理

8 公司对外的联系与协调


职责细则



1、负责贯彻公司领导指示。做好上下联络沟通工作,及时向领导反映情况、反馈信息;搞好各部门间相互配合、综合协调工作;对各项工作和计划的督办和检查。

2. 根据领导意图和公司发展战略,负责起草年度工作计划、年度工作总结和其他重要文稿,牵头或协助公司的规划研究。

3. 负责全公司日常行政事务管理,协助总经理处理日常工作,负责总经理的日常活动和外出活动的安排。

4. 组织安排公司办公会议,或会同有关部门筹备公司其他会议及有关重要活动,做好会议记录和整理会议纪要,根据需要按会议决定发文。

5. 负责公司来往信函的收发、登记、传阅、批示,做好公文的拟订、审核、印刷、传递、催办和检查,及文书档案资料的归档立卷管理的工作。

6. 做好公司历年大事记的原始资料收集和编纂工作,定期或不定期编辑公司简讯、简报或内部发行的刊物。

7. 负责公司保密工作和法律事务,妥善保管和正确使用公司印章和介绍信。

8. 负责前台接待、客人来访迎送等招待工作。

9. 负责公司办公设施的管理。包括公司办公用品采购、发放、使用登记、保管、维护管理工作,负责传真机、复印机、长途电话、手提电话、计算机、手提计算机的管理和使用。

10. 负责公司总务工作,做好后勤保障。主要是员工膳食、卫生保洁、电话总机服务、安全门卫、宿舍管理工作。

11. 负责公司车辆调度、管理、维修、保养工作,确保公司领导和职工正常工作用车。定期对司机进行交通安全教育,减少事故和违章,降低油耗。

12. 负责公司人力资源管理方针、政策、制度和公司行政组织机构设置、部门工作职责、部门人员编制与内设机构、岗位工作标准和人员素质要求的制定、实施及检讨、改善、修订。

13. 根据公司发展规划,制定人力资源招聘、调配、培训开发计划并组织实施。

14. 组织督促各部门编制工作计划、工作总结、业务管理程序、规范和落实办公例会、总经理交办工作,并负责跟进、检查、监督、考核。

15. 办理员工招聘、录用、薪资奖金、调动、考核、奖惩、辞职辞退、离职、人事档案等业务事项。

16. 调查处理各种重大工作失职、违规违纪案件;调查处理员工投诉;调处劳资纠纷。

17. 做好员工保险、福利工作。

18. 为丰富员工文化生活,组织安排各种文体活动和旅游活动。

19. 每月制作相关行政费用表及人力资源报表供总经理审查并进行存档。

20. 其他需要配合完成的工作。


相关制度



一、考勤管理制度

1. 作息时间:

星期一至星期六8:30——17:30,午休12:00—13:30

2. 员工上班时必须签到。遇公事外出迟到公司,提前向行政部或直属分部经理说明。

3. 员工考勤包括迟到、早退、事假、病假、旷工。

4. 迟到:上班时间开始后未到岗者。

5. 早退:下班时间结束前1小时内提前离开公司者。下班提前1小时以上离开,未请假者计旷工。

6. 旷工:上班时间开始后1小时以上未到公司者,下班时间结束提前1小时以上离开公司者;超过迟到、早退时限到岗或离岗,且未提前请假的,记一天旷工;以去工地、处理客户事宜等为由未到公司上班,经查不实的,按旷工论处。

7. 病假:提前以口头或书面形式通知行政部,病假结束后需到行政部进行销假。未填请假条的补填请假条。病假2天及以上者需提供医疗单位开具的病假证明。

8. 事假:一天以内需提前请假,填写请假单,经部门经理或总经理批准后方可休假,特殊情况不能提前请假的,需在上班后半小时内请假,并在上班后补办请假单;事假两天或以上者,需提前由本人填写请假单,未按上规定办理的,均按旷工处理;


9. 违反劳动纪律规定:

(1) 迟到、早退:

次数

第一次  20元

第二次  30元

第三次   50元

第四次  按旷工一天计

第五次     辞退

(2) 旷工:

旷工一天以内的,当月工资按全额工资扣除三天出勤天数计算工资;旷工超过三天者解除劳动合同。

(3) 婚假

凡通过试用期的员工,凭结婚证可享受七天有薪婚假。

(4) 丧假

员工直系亲属(指配偶、子女、父母、兄弟姐妹及配偶之父母、兄弟姐妹)去世,可申请三天有薪假。

(5) 分娩假

凡符合计划生育规定并在公司工作一年以上的女员工,凭医院证明,经公司行政部核准后,可视情况享受四十天有薪产假。


三、物资用品采购及使用管理制度

1. 本制度所指物资用品包括:

(1) 公司固定资产及低值易耗品;

(2) 办公用品、电脑耗材等用品用具;

(3) 其他用品(另行规定)。


2. 采购程序:

(1) 每月26日各部门上报下月所需办公用品、电脑耗材、工具用品等到行政部,由行政部汇总编制《采购预算表》一式两份。

(2) 行政部经理根据实际需要进行审核签字,并报总经理签字批准。

(3) 总经理审批签字后交财务部,财务部预算、预支采购金额,并留存一联;

(4) 行政部按计划安排实施采购。

(5) 由行政部对采购物品进行登记,填写《办公用品采购统计表》。

(6) 如需进行应急采购,可先报行政部,由行政部报总经理审批进行采购,采购后按正常登记手续进行登记。


四、物品领用管理制度

1. 物品类别

(1) 办公用品:包括纸、笔、笔记本、计算器、名片簿、名片夹、订书机、胶水、回形针、透明胶、双面胶、尺、美工刀等公司出资购买的办公用品。

(2) 公用物品:包括各类彩墨、碳粉、硒鼓、打印纸、专用彩喷纸、照片纸、硫酸纸,其它特种纸及各类电脑、打印机耗材。

2. 领用原则

(1) 办公用品:本人根据工作需要,填写《办公用品领用表》,到行政部领取。

(2) 公用物品:本着合理使用杜绝浪费的原则,互相监督,物品属自然磨损者,则以旧换新;凡属遗失或被盗者,及时报行政部备补,并按原价赔偿,由行政部不定期进行抽查盘点。

五、清洁卫生管理制度

1. 本公司清洁范围包括:办公区域内所有角落。

2. 本公司清洁卫生由各部门所有人员轮流打扫,详见《值日轮流表》。

3. 值日人员须按如下标准进行清扫:

(1) 地面:无纸屑碎末,无油渍,无污痕,整洁通透。

(2) 桌面:无明显灰尘,无油渍污痕,桌上物件分类整齐摆放,物见本色。

(3) 椅、沙发:无明显灰尘,无污垢,摆放端正整齐。

(4) 玻璃窗、窗台:光洁锃亮,无水渍、无污痕和灰尘,做到窗明几净。

(5) 打印机等固定设备设施:无灰尘,无污垢。

(6) 公司盆景、花木植物由行政部统一管理,值日人员对其进行垃圾清扫、去杂物处理。


4. 个人卫生执行以下标准:

(1) 自己办公区域卫生,整理文件,清倒个人垃圾,保持办公桌整洁;

(2) 定期擦拭及保养自己使用的电脑,保持其清洁及正常的使用;

(3) 严禁随地吐痰,乱扔纸屑、烟头、瓜果、皮核,禁止从窗户往外吐痰倒水、乱扔杂物;

(4) 其他需个人注意的卫生事项。


5. 卫生惩罚制度:

个人办公区域卫生由个人负责,包括工作台、纸篓、书架、电脑、个人办公用品等。其他公共区域由值日人员负责。

  

六、档案的分类及管理制度

1. 行政人事部档案:

(1) 分公司相关行政制度、员工档案。

(2) 集团公司下发的相关文件、制度等。

(3) 合同文件,由行政部负责将各类合同进行存档。需借阅合同者,在具体保管合同的部门签字登记后方可借阅。凡与合同无关,因工作需要借阅合同者,除在具体保管合同的部门履行签字手续外,还须出具书面借条,写明借阅原因,借阅期限,经部门经理和行政部经理批准后方可借阅。

(4) 其他需要存档的文件。

2 .财务部档案:

(1) 包括各种费用明细表等与财务相关的资料。

七、财务保密制度

1. 凡会计人员或工作涉及到公司机密的人员在入、离职时必须签订《保密协议》,保证不泄露公司的机密资料。

2. 各部门文件及档案按类别、按级别、按时间的先后顺序进行归类管理,分为三类:一般档案、保密档案、绝密档案。一般档案各部门经理均有权查阅;保密档案各部门经理如要查阅的,必须由行政部经理签字才能查阅;绝密档案一般不准任何人查阅(注:副总、总经理除外),如有特殊情况需要查阅的部门经理,必须要总经理签字同意,且必须在行政部所指定的地点进行查阅,公司档案不准任何人带出公司。

3. 除本部门工作人员外,未经许可,任何人不得私自进入其他办公场所,未经许可,不得使用其它部门人员电脑,不得查看U盘、光盘及软盘中的文件资料,更不能翻阅、抄录其他部门资料。

4. 在打印、复印文件或资料中,应树立保密意识,不得随意将文件、资料内容泄露给公司外部人员及其他无关人员,打印、复印错误的重要文件应及时销毁,不得乱丢乱放。

5. 负责文件及档案的管理人员应具有高度保密意识,不得向任何人有意无意泄露公司的机密。公司员工应做到“不该说的话不说”,“不该问的事不问”。废旧文件不得随意丢弃,经公司认定作废的文件应定期销毁。

6. 公司员工不得擅自更改公司各种文件或资料。

7. 财务人员应妥善保管好帐务、报表、资料,不得将公司机密泄露给予任何人。

8. 合同文件、财务状况及其它重要的公司内部文件应特别注意保密原则,各种资料应妥善保存,更不能泄露给其他人。

9. 凡重要文件,未经上级允许,不得复制、抄录。

10. 员工的薪金、奖金公司予以保密,严禁任何人互相打听、攀比。

11. 员工应尽忠尽职、努力工作,珍惜公司信誉,工作中不得泄露公司商业秘密或资料。


八、奖惩制度

1. 奖励

(1) 嘉奖

1) 出色完成公司领导指派的重要任务者;

2) 圆满完成重大项目未出差错者;

3) 对操作技术或管理制度建议改进,经采纳施行,著有成效者。

4) 为公司节约成本,合理利用电脑耗材、办公用品,充分利用废弃品,成绩显著者;

5) 检举违规或损害公司利益者;

6) 全心全意服务,有具体事迹者;

7) 遇有困难,勇于负责,处理得当者。

8) 其它突出事迹应予奖励者。


(2) 记功

1) 节约物料或对废品利用,著有成效者。

2) 发现职责外问题,予以报告或妥为防止损害足为嘉许者。

    (3) 记大功

1) 遇有意外事件或灾害,奋不顾身、不避危难,因而减少损害者。

2) 维护公司重大利益,避免重大损失者。

3) 有其他重大功绩者。

(4) 奖金

1) 对公司有特殊贡献,足为全公司同仁表率者,奖现金200元。

2) 一年内记在功二次者,奖现金300元。

3) 服务年满三年,成绩优良未曾旷工或受过记过以上处分者,奖现金500元。


2. 惩罚:

(1)警告:

每次减发奖金二十元,并于年终奖金时一并减发。

有下列情形之一者,予以警告:

1) 违反公司管理规定,情节轻微者;

2) 着装不整或不佩戴规定标志、员工牌;

3) 不能按时完成工作任务者;

4) 因过失导致工作失误,情节轻微者;

5) 不服从上级合理指示,情节轻微者;

6) 浪费公物,情节轻微者;

7) 上班时间、躺卧休息,擅离职守,怠忽工作者;

8) 破坏环境者;

9) 说长道短,影响团结者


(2)记过:

每次减发奖金三十元,并于年终奖金时一并减发。

1) 违反公司管理规定,不听劝阻者;

2) 在工作场所喧哗、嘻戏、吵闹、妨碍他人工作而不听劝告者;

3) 对同仁恶意攻击或诬害,伪证,制造事端者;

4) 投机取巧,谋取非法利益者;

5) 因疏忽或过失使公司遭受损害或伤及他人者;

6) 未经许可携带外地人入公司闲谈。


(3)记大过:

每次减发奖金五十元,并于年终奖金时一并减发。

1) 擅离职守,致公司蒙受重大损失者;

2) 违反公司管理规定,顶撞、污辱管理人员者;

3) 泄露公司重要机密者;

4) 遗失经营的和重要文件、机件和其它物品;

5) 一个月内旷工达五日者;

6) 电脑等具技术性设备,非经使用人员及主管同意,擅自操作并造成损害者。

7) 拒绝听从主管人员合理指挥监督,经劝告仍不听从者;

8) 其他重大违规行为者。


(4) 开除、解雇

开除(不发资遣费)

1) 对同仁暴力、恐吓,严重妨碍工作者;

2) 在公司内殴打他人或相互殴打者;

3) 故意损坏设备或财物者;

4) 张贴、散发煽动性文字,图画破坏劳资感情者;

5) 偷盗同仁或公司财物者;

6) 侵占、贪污公司财物者;

7) 无故损毁公司财物,损失重大或第二次损毁、涂改重大文件或公物者;

8) 未经许可兼任其他职务或兼营与本公司同类业务者;

9) 在公司服务期间受刑事处分者;

10) 一年内记大过满二次,功过无法平衡抵消者;

11) 无故连续旷工三日或全月累积旷工六日或一年内旷工达十二日者;

12) 吸食毒品者;

13) 伪造、编造或盗用公司印信者;

14) 在工作场所内制作私人业务或唤使他人制作业务者;

15) 故意泄露公司技术,营业上的机密致使公司蒙受重大损失者;

16) 其他违反法令或劳动法或本制度规定情节重大者。


3. 功过相抵

(1) 嘉奖与警告相抵消;

(2) 记功一次或嘉奖三次可抵消记过一次或警告三次;

(3) 记大功一次或记功三次可抵消记大过一次或记过三次;

(4) 前功不能抵后过。

(5) 职员功过抵消以发生于同一年内的为限。


4. 减发奖金

受警告以上处分者,于年终奖金发放时按下列标准减发:

1) 警告——减发15天工资的奖金;

2) 记过——减发25天工资的奖金;

3) 记大过——减发45天工资的奖金。


5. 福利

1) 为了员工老有所依,健康有保障,按国家有关规定,结合公司具体发展情况,逐步建立养老、医疗等社会保险制度。

2) 本手册由行政部负责解释和修改。

、实施、监督、完善

4 公司对外事务联系和办理

5 公司企业文化的建设

6 公司员工相关证件的办理

7 公司对外的宣传

8 公司员工档案的管理


行政方面

1 负责公司行政制度的拟定和实施

2 负责公司厂房的维护

3 负责公司固定资产的管理

4 负责公司办公用品的采购与管理

5 负责公司员工宿舍的管理

6 负责公司车辆的管理

7 负责公司消防的管理

8 公司对外的联系与协调


2职责细则

1、负责贯彻公司领导指示。做好上下联络沟通工作,及时向领导反映情况、反馈信息;搞好各部门间相互配合、综合协调工作;对各项工作和计划的督办和检查。

2. 根据领导意图和公司发展战略,负责起草年度工作计划、年度工作总结和其他重要文稿,牵头或协助公司的规划研究。

3. 负责全公司日常行政事务管理,协助总经理处理日常工作,负责总经理的日常活动和外出活动的安排。

4. 组织安排公司办公会议,或会同有关部门筹备公司其他会议及有关重要活动,做好会议记录和整理会议纪要,根据需要按会议决定发文。

5. 负责公司来往信函的收发、登记、传阅、批示,做好公文的拟订、审核、印刷、传递、催办和检查,及文书档案资料的归档立卷管理的工作。

6. 做好公司历年大事记的原始资料收集和编纂工作,定期或不定期编辑公司简讯、简报或内部发行的刊物。

7. 负责公司保密工作和法律事务,妥善保管和正确使用公司印章和介绍信。

8. 负责前台接待、客人来访迎送等招待工作。

9. 负责公司办公设施的管理。包括公司办公用品采购、发放、使用登记、保管、维护管理工作,负责传真机、复印机、长途电话、手提电话、计算机、手提计算机的管理和使用。

10. 负责公司总务工作,做好后勤保障。主要是员工膳食、卫生保洁、电话总机服务、安全门卫、宿舍管理工作。

11. 负责公司车辆调度、管理、维修、保养工作,确保公司领导和职工正常工作用车。定期对司机进行交通安全教育,减少事故和违章,降低油耗。

12. 负责公司人力资源方针、政策、制度和公司行政组织机构设置、部门工作职责、部门人员编制与内设机构、岗位工作标准和人员素质要求的制定、实施及检讨、改善、修订。

13. 根据公司发展规划,制定人力资源招聘、调配、培训开发计划并组织实施。

14. 组织督促各部门编制工作计划、工作总结、业务管理程序、规范和落实办公例会、总经理交办工作,并负责跟进、检查、监督、考核。

15. 办理员工招聘、录用、薪资奖金、调动、考核、奖惩、辞职辞退、离职、人事档案等业务事项。

16. 调查处理各种重大工作失职、违规违纪案件;调查处理员工投诉;调处劳资纠纷。

17. 做好员工保险、福利工作。

18. 为丰富员工文化生活,组织安排各种文体活动和旅游活动。

19. 每月制作相关行政费用表及人力资源报表供总经理审查并进行存档。

20. 其他需要配合完成的工作。。


3相关制度

一、考勤管理制度

1. 作息时间:

星期一至星期六8:30——17:30,午休12:00—13:30

2. 员工上班时必须签到。遇公事外出迟到公司,提前向行政部或直属分部经理说明。

3. 员工考勤包括迟到、早退、事假、病假、旷工。

4. 迟到:上班时间开始后未到岗者。

5. 早退:下班时间结束前1小时内提前离开公司者。下班提前1小时以上离开,未请假者计旷工。

6. 旷工:上班时间开始后1小时以上未到公司者,下班时间结束提前1小时以上离开公司者;超过迟到、早退时限到岗或离岗,且未提前请假的,记一天旷工;以去工地、处理客户事宜等为由未到公司上班,经查不实的,按旷工论处。

7. 病假:提前以口头或书面形式通知行政部,病假结束后需到行政部进行销假。未填请假条的补填请假条。病假2天及以上者需提供医疗单位开具的病假证明。

8. 事假:一天以内需提前请假,填写请假单,经部门经理或总经理批准后方可休假,特殊情况不能提前请假的,需在上班后半小时内请假,并在上班后补办请假单;事假两天或以上者,需提前由本人填写请假单,未按上规定办理的,均按旷工处理;

9. 违反劳动纪律规定:

(1) 迟到、早退:

次数第一次第二次第三次第四次第五次

罚款20元30元50元按旷工一天计辞退

(2) 旷工:

旷工一天以内的,当月工资按全额工资扣除三天出勤天数计算工资;旷工超过三天者解除劳动合同。

(3) 婚假

凡通过试用期的员工,凭结婚证可享受七天有薪婚假。

(4) 丧假

员工直系亲属(指配偶、子女、父母、兄弟姐妹及配偶之父母、兄弟姐妹)去世,可申请三天有薪假。

(5) 分娩假

凡符合计划生育规定并在公司工作一年以上的女员工,凭医院证明,经公司行政部核准后,可视情况享受四十天有薪产假。


物资管理制度

本制度所指物资用品包括:

(1) 公司固定资产及低值易耗品;

(2) 办公用品、电脑耗材等用品用具;

(3) 其他用品(另行规定)。

2. 采购程序:

(1) 每月26日各部门上报下月所需办公用品、电脑耗材、工具用品等到行政部,由行政部汇总编制《采购预算表》一式两份。

(2) 行政部经理根据实际需要进行审核签字,并报总经理签字批准。

(3) 总经理审批签字后交财务部,财务部预算、预支采购金额,并留存一联;

(4) 行政部按计划安排实施采购。

(5) 由行政部对采购物品进行登记,填写《办公用品采购统计表》。

(6) 如需进行应急采购,可先报行政部,由行政部报总经理审批进行采购,采购后按正常登记手续进行登记。

四.物品领用管理制度

1. 物品类别

(1) 办公用品:包括纸、笔、笔记本、计算器、名片簿、名片夹、订书机、胶水、回形针、透明胶、双面胶、尺、美工刀等公司出资购买的办公用品。

(2) 公用物品:包括各类彩墨、碳粉、硒鼓、打印纸、专用彩喷纸、照片纸、硫酸纸,其它特种纸及各类电脑、打印机耗材。

2. 领用原则

(1) 办公用品:本人根据工作需要,填写《办公用品领用表》,到行政部领取。

(2) 公用物品:本着合理使用杜绝浪费的原则,互相监督,物品属自然磨损者,则以旧换新;凡属遗失或被盗者,及时报行政部备补,并按原价赔偿,由行政部不定期进行抽查盘点。

五、清洁卫生管理制度

1. 本公司清洁范围包括:办公区域内所有角落。

2. 本公司清洁卫生由各部门所有人员轮流打扫,详见《值日轮流表》。

3. 值日人员须按如下标准进行清扫:

(1) 地面:无纸屑碎末,无油渍,无污痕,整洁通透。

(2) 桌面:无明显灰尘,无油渍污痕,桌上物件分类整齐摆放,物见本色。

(3) 椅、沙发:无明显灰尘,无污垢,摆放端正整齐。

(4) 玻璃窗、窗台:光洁锃亮,无水渍、无污痕和灰尘,做到窗明几净。

(5) 打印机等固定设备设施:无灰尘,无污垢。

(6) 公司盆景、花木植物由行政部统一管理,值日人员对其进行垃圾清扫、去杂物处理。

4. 个人卫生执行以下标准:

(1) 自己办公区域卫生,整理文件,清倒个人垃圾,保持办公桌整洁;

(2) 定期擦拭及保养自己使用的电脑,保持其清洁及正常的使用;

(3) 严禁随地吐痰,乱扔纸屑、烟头、瓜果、皮核,禁止从窗户往外吐痰倒水、乱扔杂物;

(4) 其他需个人注意的卫生事项。

5. 卫生惩罚制度:

个人办公区域卫生由个人负责,包括工作台、纸篓、书架、电脑、个人办公用品等。其他公共区域由值日人员负责。

6. 惩罚原则:

区域第一次第二次第三次第四次备注

个人卫生10元30元50元通报批评个人部分由个人负责,值日人员部分由当日值日人员均摊

公共卫生20元50元100元通报批评  

六、档案分类及管理

4. 行政人事部档案:

(1) 分公司相关行政制度、员工档案。

(2) 集团公司下发的相关文件、制度等。

(3) 合同文件,由行政部负责将各类合同进行存档。需借阅合同者,在具体保管合同的部门签字登记后方可借阅。凡与合同无关,因工作需要借阅合同者,除在具体保管合同的部门履行签字手续外,还须出具书面借条,写明借阅原因,借阅期限,经部门经理和行政部经理批准后方可借阅。

(4) 其他需要存档的文件。

5. 财务部档案:

(1) 包括各种费用明细表等与财务相关的资料。

七、保密制度

1. 凡技术人员或工作涉及到公司机密的人员在入、离职时必须签订《保密协议》,保证不泄露公司的机密资料。

2. 各部门文件及档案按类别、按级别、按时间的先后顺序进行归类管理,分为三类:一般档案、保密档案、绝密档案。一般档案各部门经理均有权查阅;保密档案各部门经理如要查阅的,必须由行政部经理签字才能查阅;绝密档案一般不准任何人查阅(注:副总、总经理除外),如有特殊情况需要查阅的部门经理,必须要总经理签字同意,且必须在行政部所指定的地点进行查阅,公司档案不准任何人带出公司。

3. 除本部门工作人员外,未经许可,任何人不得私自进入其他办公场所,未经许可,不得使用其它部门人员电脑,不得查看U盘、关盘及软盘中的文件资料,更不能翻阅、抄录其他部门资料。

4. 在打印、复印文件或资料中,应树立保密意识,不得随意将文件、资料内容泄露给公司外部人员及其他无关人员,打印、复印错误的重要文件应及时销毁,不得乱丢乱放。

5. 负责文件及档案的管理人员应具有高度保密意识,不得向任何人有意无意泄露公司的机密。公司员工应做到“不该说的话不说”,“不该问的事不问”。废旧文件不得随意丢弃,经公司认定作废的文件应定期销毁。

6. 公司员工不得擅自更改公司各种文件或资料。

7. 财务人员应妥善保管好帐务、报表、资料,不得将公司机密泄露给予任何人。

8. 合同文件、财务状况及其它重要的公司内部文件应特别注意保密原则,各种资料应妥善保存,更不能泄露给其他人。

9. 凡重要文件,未经上级允许,不得复制、抄录。

10. 员工的薪金、奖金公司予以保密,严禁任何人互相打听、攀比。

11. 员工应尽忠尽职、努力工作,珍惜公司信誉,工作中不得泄露公司商业秘密或资料。

八、奖惩制度

1. 奖励

(1) 嘉奖

1) 出色完成公司领导指派的重要任务者;

2) 圆满完成重大项目未出差错者;

3) 对操作技术或管理制度建议改进,经采纳施行,著有成效者。

4) 为公司节约成本,合理利用电脑耗材、办公用品,充分利用废弃品,成绩显著者;

5) 检举违规或损害公司利益者;

6) 全心全意服务,有具体事迹者;

7) 遇有困难,勇于负责,处理得当者。

8) 其它突出事迹应予奖励者。

(2) 记功

1) 节约物料或对废品利用,著有成效者。

2) 发现职责外问题,予以报告或妥为防止损害足为嘉许者。

(3) 记大功

1) 遇有意外事件或灾害,奋不顾身、不避危难,因而减少损害者。

2) 维护公司重大利益,避免重大损失者。

3) 有其他重大功绩者。

(4) 奖金

1) 对公司有特殊贡献,足为全公司同仁表率者,奖现金200元。

2) 一年内记在功二次者,奖现金300元。

3) 服务年满三年,成绩优良未曾旷工或受过记过以上处分者,奖现金500元。

2. 惩罚:

(1)警告:

每次减发奖金二十元,并于年终奖金时一并减发。

有下列情形之一者,予以警告:

1) 违反公司管理规定,情节轻微者;

2) 着装不整或不佩戴规定标志、员工牌;

3) 不能按时完成工作任务者;

4) 因过失导致工作失误,情节轻微者;

5) 不服从上级合理指示,情节轻微者;

6) 浪费公物,情节轻微者;

7) 上班时间、躺卧休息,擅离职守,怠忽工作者;

8) 破坏环境者;

9) 说长道短,影响团结者

(2)记过:

每次减发奖金三十元,并于年终奖金时一并减发。

1) 违反公司管理规定,不听劝阻者;

2) 在工作场所喧哗、嘻戏、吵闹、妨碍他人工作而不听劝告者;

3) 对同仁恶意攻击或诬害,伪证,制造事端者;

4) 投机取巧,谋取非法利益者;

5) 因疏忽或过失使公司遭受损害或伤及他人者;

6) 未经许可携带外地人入公司闲谈。

(3)记大过:

每次减发奖金五十元,并于年终奖金时一并减发。

1) 擅离职守,致公司蒙受重大损失者;

2) 违反公司管理规定,顶撞、污辱管理人员者;

3) 泄露公司重要机密者;

4) 遗失经营的和重要文件、机件和其它物品;

5) 一个月内旷工达五日者;

6) 电脑等具技术性设备,非经使用人员及主管同意,擅自操作并造成损害者。

7) 拒绝听从主管人员合理指挥监督,经劝告仍不听从者;

8) 其他重大违规行为者。

(4) 开除、解雇

开除(不发资遣费)

1) 对同仁暴力、恐吓,严重妨碍工作者;

2) 在公司内殴打他人或相互殴打者;

3) 故意损坏设备或财物者;

4) 张贴、散发煽动性文字,图画破坏劳资感情者;

5) 偷盗同仁或公司财物者;

6) 侵占、贪污公司财物者;

7) 无故损毁公司财物,损失重大或第二次损毁、涂改重大文件或公物者;

8) 未经许可兼任其他职务或兼营与本公司同类业务者;

9) 在公司服务期间受刑事处分者;

10) 一年内记大过满二次,功过无法平衡抵消者;

11) 无故连续旷工三日或全月累积旷工六日或一年内旷工达十二日者;

12) 吸食毒品者;

13) 伪造、编造或盗用公司印信者;

14) 在工作场所内制作私人业务或唤使他人制作业务者;

15) 故意泄露公司技术,营业上的机密致使公司蒙受重大损失者;

16) 其他违反法令或劳动法或本制度规定情节重大者。

3. 功过相抵

(1) 嘉奖与警告相抵消;

(2) 记功一次或嘉奖三次可抵消记过一次或警告三次;

(3) 记大功一次或记功三次可抵消记大过一次或记过三次;

(4) 前功不能抵后过。

(5) 职员功过抵消以发生于同一年内的为限。

4. 减发奖金

受警告以上处分者,于年终奖金发放时按下列标准减发:

1) 警告——减发15天工资的奖金;

2) 记过——减发25天工资的奖金;

3) 记大过——减发45天工资的奖金。

5. 福利

1) 为了员工老有所依,健康有保障,按国家有关规定,结合公司具体发展情况,逐步建立养老、医疗等社会保险制度。

2) 本手册由行政部负责解释和修改。



任职资格

人事部分:

1、人力资源管理、行政管理、中文、文秘、汉语言文学及相关专业大专以上学历;

2、从事人力资源工作1年以上,具备hr专业知识;

3、具有良好的书面、口头表达能力,具有亲和力和服务意识,沟通领悟能力强;

4、熟练使用常用办公软件及相关人事管理软件;

5、了解国家各项劳动人事法规政策;

6、吃苦耐劳,工作细致认真,原则性强,有良好的执行力及职业素养;

7、有强烈的责任感和敬业精神,公平公正、做事严谨,能承受较大的工作压力


行政部分

1. 工作态度:必须对企业的背景、企业所在行业及市场的定位、企业行政管理系统及企业文化有所了解。

2. 工作技能:有电脑、外语、文笔、沟通技能、时间管理、压力管理、情绪管理等方面的能力。

3. 业绩方面:领悟上级主管的意图,工作高效率,有服务意识,工作环节“零缺陷”。

4.跟上公司的主旋律,注意公司的发展趋势;

5.寻求晋升空间,行政工作不是你最终想要的,积累了一定的经验,可以设法让自己能够胜任更重要的职位,让老板赏识你;

6.及时充电,你喜欢什么想学什么,那就马上行动,买些书或者去图书馆看些书,这对自己是有百益而无一害;

7.学历并不代表能力,要适当地改造自己。一开始的形象有好有坏,你可以多问下别人的看法,试着改变自己;

8.有责任心,了解公司的企业文化,有创新意识。责任心固然重要,但工作的效率也很重要,所以时刻准备挑战工作出现的难题,想问题要全面;

9.制定工作和学习计划,规划自己的人生;

10.了解各部门的特点和习惯,针对性地做好材料的准备和沟通工作,可以加速公司决策的进度。行政专员对员工要尽量关心和帮助,同样老板其实也是普通人,人总会有不适,人总会有脾气,我们应该给予谅解。



公关部



一、主要职责

1、负责本公司大型活动的公关接待工作;

2、增加与其他企业之间的联系,为本公司创建良好的发展机会;

3、促进公司与外界的学术、文化、理论、实践等方面交流;

4、密切联系其他企业、以及相关协会、社团,借鉴并引进其成功的管理经验和优秀的活动,为其他各职能部门提供信息支持;



二、总经理职责

1、组织并领导公关部工作,认真完成自己的工作任务,包括策划、宣传、落实公关,做到丰富、新颖、实效。

2、拟订年度公关计划,月工作思路及总结。

3、加强横、纵联系;提高合作意识,拓宽公关渠道,提高公关层次。

4、负责联系一些大型活动的赞助事宜,做好赞助策划



三、副经理职责

1、协助经理做好公关部的全面工作。

2、组织策划有新意的公司公关。

3、完成公司下达的各项工作任务。

4、协助做好本部门的宣传报导工作

5、做好部门各项记录及网络的编辑运行工作。



四、员工职责

1、负责公司公关日常管理工作,根据公司特点,积极组织开展各类文体公关,丰富职工业余文化生活。

2、协助经理、副经理做好部门例会工作,做好部门各类会议通知、会场布置和记录工作。

3、积极参加其他部门组织的各项公关,完成经理、副经理交办的临时任务。

一.普通员工任职资格:


职位要求: 1.男女不限,3年以上工作经验,富有热情和责任感,形象好气质佳,性格开朗稳重; 2.拥有丰富的关系处理能力;有出色的人际沟通能力和谈判技巧。有很好的人际关系者优先; 3.具有较强的理解表达、沟通协调和分析判断能力,对公关工作有较深刻的认知,并具较强的执行能力,能协调资源来完成计划并作出评估; 4.具有高度的责任心和团队合作精神,良好的职业道德和个人修养,热爱公关工作; 5.开发与维护公司各种的合作,提高公司美誉度,为公司发展创造良好的外部环境; 6.把握重点、熟悉媒体操作流程; 7.有公关公司从业经验,熟悉政府公关运作者优先。


二.领导岗位任职资格:

岗位职责: 

1、集团性大客户拓展及公共关系维护;

2、客户档案记录及更新;

3、参与行业大型会议及活动收取客户信息;

4、大客户订单跟进;

5、公司相应公关活动的策划执行;

6、市场部相关职能工作。

任职资格:

1、本科以上学历;

2、有客户拓展及跟进维护经验;

3、有大客户销售经验,有市场营销工作经验;

4、形象气质佳,有逻辑性及优秀的沟通表达能力,有一定的承压能力。

企划部

部门职责:

1、负责公司项目企划工作的全面掌控。包括组织、参与、指导企划方案的制定,媒体活动计划的审定,完成公司营销推广项目的整体策划创意、设计与提报,并指导专案策划与设计,配合完成日常推广宣传工作;

2、完成公司所有识别系统的整合与策划设计,公司内部大型活动的组织策划;

3、负责公司品牌推广、企划工作,建立和发展公司的企业文化、产品文化、市场文化和管理文化;

4、负责制定和完善公司各种产品的整体营销策划和具体实施方案,负责完成产品营销策划中相关组织和机构的开拓、联络、协调等;

5、负责连锁加盟经营体系的建立,加盟店视觉效果的品牌化,加盟店运营管理、开发媒体发布渠道,组织、策划媒体活动;

6、健全部门企划工作的各项业务流程,并做好业务分工与日常监督落实。




部门职能:

很难用一句话表述企划部是做什么的。用历史人物来表述企划部是做什么的。我们可以选择三国的诸葛亮。对决策层来讲,企划部履行的是军师的角色;对销售部来说,企划部履行的是作战参谋部的角色。用一个现代的职务来表述企划部是做什么的。我们最先联想到的是党委书记――远景目标的设定者,方向和路线的制订者,计划实施的监督者。

用专业的语言表述,企划部的主要职能如下:

1、 创造性的优化企业资源。

2、 进行市场调研,收集行业市场信息,研究行业发展动态,为企业高层决策提供战略资料和信息。

3、 协助企业高层设定远景目标,并对远景目标进行系统的阶段性规划。

4、 制定各种规章制度和工作流程,规范企业员工行为。

5、 塑造和传播企业文化。

6、 拟定销售宏观政策、行销计划,报批并监督实施

7、 开发、整合产品,制定价格和推广方案,并对产品推广进行跟踪和检讨。

8、 对产品生命周期、品牌建设、研究和管理。

9、 对促销费用和广告费用使用的跟踪、反馈及费用审核。

10、 配合销售达成行销目标,提高企业效应。

11、 提供企业公关活动策划方案,报批并组织实施

12、 负责对销售数据的分析、总结、归档、备案。


企划部领导岗位任职要求:

一、在总经理的直接领导下,负责公司部署的企业管理规划工作的全面掌控。包括政策、制度的组织学习、宣传发动和参与企业规划方案的制定及人、财、物、产、供、销等各工区、车间、部室经营计划的编制,贯彻实施和考核。

二、参与公司发展目标战略研究,中层领导目标化管理定位,承担企业中长远的形象规划和实施。不断提高干部管理素质。

三、负责制定和完善公司的各项规章制度和全面质量管理策划的具体实施方案,建立和发展公司的企业文化、产品文化、市场文化和管理文化。

四、负责公司总经理聘任的中层以上干部的月度、季度、年度考核工作并对日常执行情况、落实情况、计划完成情况进行流动管理检查、监督,并及时做好周期性的管理信息反馈工作。

五、负责组织中层以上干部定期的业务学习和企业管理学习,促使每个干部都能严格履行职责,不断提升自己的管理素质,并对中层干部的任免、提拔、晋级等向公司提出考核意见。

六、参与公司成立的各考核、检查、监理、验收小组,协调好各小组长的管理工作,并对各小组的运作及管理情况提出建设性建议。

七、负责总经理随时指令安排的各项经济损失、责任事故、违章违纪影响生产、设备损坏及各种费用支出的监督、核查、追究处理等的工作汇报,当好总经理的参谋。

八、积极带领本部室人员,遵守公司的各项规章制度,认真做好各项统计、核算工作。团结一心,为公司企业管理献计献策,多培养出年轻的优秀管理人才。

九、对所履行的职责因管理不力,制度执行监督不力,考核汇报不及时,违章违纪等造成的经济损失、企业受损、安全事故负主要责任,承担追究。


企划部普通职工任职要求:

、性别不限,22-35岁,专科以上学历,市场营销或经济管理类等相关专业; 

2、良好的策划及调研能力,较强的文字写作功底和文案策划能力; 

3、性格开朗、沟通协调能力良好,创新意识强; 

4、1年以上会计行业市场调研及活动策划经验; 

5、具备良好的团队管理经验。